マンション理事会の役員に選ばれてしまった我が家。管理組合の組合員はマンション区分所有者のみなので、役員になれるのも区分所有者のみです。（管理規定の変更を行うことで、同居の親族も役員になれる場合もある）
しかし、うちの部屋の区分所有者（私ではない）は多忙を極めているため、理事会に出られそうにもありません。
「理事会どうしよう・・・」の葛藤はこちらをご覧ください。
役員になることを承諾したものの、やっぱりうちの区分所有者は理事会に出られません。
管理人さんは、「代理人（同居の家族）が出席しても大丈夫だよ」と笑顔で言ってくれますが、私としてはやはり不安でいっぱいです。
同居の家族が役員になれるのかどうかを調べた記事はこちらをご覧ください。
今回は、そんな私が代理で理事会に出席した時の話です。
理事会の出席者
理事会は住人の集まりだと思っていました。もちろん役員になった住人は参加します。しかし、参加しているのは住人だけではありませんでした。
うちのマンションの場合、役員に選ばれた住人の他にも管理会社の担当者数名と管理人さんも出席していました。
管理会社の担当者や管理人さんが出席することはとても一般的なことのようです。
確かに管理人さんは住人のこと、備品や設備のことなど、いろいろ知っていることも多く、課題などもシェアしておきたい存在です。
管理会社の担当者に至っては、施工のことから建物、修繕のこと、これまで理事会で課題になったことから解決に至るまでの出来事など、任期が決まっている役員よりも遥かに詳しく知っているはずです。
理事会の雰囲気
理事会の雰囲気はとても和やかでした。
新役員はお互いに面識がないので、必要がなければ特に発言することや雑談をすることもありません。むしろ少し緊張感があります。
今回は新役員初めての会合だったので、旧役員も参加していました。旧役員は新役員とは異なり、とてもリラックスした雰囲気でした。お互いに雑談もしますし、管理会社の担当者や管理人さんとも親しげです。
理事会の進行は？
理事会のレジュメは管理会社が用意してくれていました（これは毎回のようです）。また、管理会社の担当者がさりげなく理事会を進行していき、話をうまくまとめながら進めてくれます。
新役員にとっては初めての理事会なのでいろいろ質問があったのですが、管理会社の担当者が答えてくれました。
右も左も分からない新役員にとって、管理会社の担当者はかなり頼りになる存在に感じました。反対に、ぼんやり座っているだけでも理事会は進んでいくので、主張が少ない人ばかりが役員になった場合、理事会が「管理会社の色」に染まってしまいそうな雰囲気です。
役員は何をすればいいの？
理事長は管理組合の代表者として統括していく、副理事長は理事長を補佐するのが主な業務です。
理事長が課題や議題をひねり出すわけでもなく、管理会社が「工事予定の確認」やら「消防訓練実施の可否」やらの議題を提示して（レジュメに載せて）、その内容を理事会で話し合っていきます。
もちろん何か議題にしたいことや提案があれば、そのことについて話し合うこともできます。管理会社と利害関係になる議題の場合は、管理会社の出席は遠慮してもらうこともできます。
広報担当になると掲示物などを担当するのですが、そもそも掲示物は管理会社が作成してくれるので、特に仕事はなさそうです。
会計担当は、管理会社が会計もやってくれるので確認、承認するくらいでしょうか。
ある意味一番大変なのは、防災担当だと思います。防災担当の役員になると、マンションの防火管理者となります。消防法で、ある一定規模以上の建物では防火管理者を選任しなくてはならないと定められています。そして、防火管理者となるには法令で定められた講習を受講し、資格を取得しなくてはなりません。各地域の消防の講習を受けて、防火管理講習修了者とならなければいけないのです。朝から夕方までの講習である上に2日間もあるので、手間暇がかかります。
役員は他にも監事などがあります。
理事会・代理出席の感想
理事役員は相当面倒なイメージでした。確かに定期的に理事会や総会に出席しなくてはならないので面倒ではありますが、ほぼ手ぶらで行くだけで済みそうです。思っていた以上にラクそうなイメージに変わりました。
何をしたらいいのか全く分からない状態でしたが、管理会社の担当者が役員に話を振りながら理事会を進めていってくれるので、理事会はスムーズに進みます。
しかし、管理会社に依存しすぎると主体性のない理事会になってしまい、管理会社の都合のいいマンションになってしまう場合もあるようなので、あまり依存しすぎないように注意は必要なのかもしれません。
また、理事会に出席し続けると、他の出席者とそこそこ仲良くなりそうです。
「別にマンションの住人と仲良くしたくない」
と思っている人も多いかと思います。私も他の住人と特に仲良くしたいわけではありません。しかし、最近はいろんなところで地震などの災害も起こっているので、災害時を考えると「近所に知り合いがいたほうがいいのでは」とも思っています。近所に知り合いがいると、いざという時に助け合えることがあるかもしれません。
「理事会は面倒そうだし、そもそも私には何のメリットもない」
と思っていましたが、理事会を通じて少しだけコミュニティーの輪が広がるかもしれません。そして、自分のマンションのことをより深く知るチャンスでもあります。